Een congres organiseren is niet zomaar iets. Het vergt vooral een goede voorbereiding. Zodra u er mee bezig bent komen er steeds meer dingen aan bod die belangrijk zijn en geregeld moeten worden. Een goede voorbereiding is dus belangrijk en daarom geven we een aantal tips die er voor zorgen dat u goed voorbereid aan het congres kan gaan beginnen. Natuurlijk is het elk congres anders maar wij geven een aantal algemene tips die u bij elk congres kunt gebruiken en kan toepassen.

Genodigden en uitnodiging

Tegenwoordig kunt u gemakkelijk een uitnodiging versturen via het internet. Dit doet u bijvoorbeeld door iedereen een e-mail te sturen of u kunt er voor kiezen om een automatische uitnodiging via internet te maken en die te versturen. Daarnaast is het belangrijk dat alle informatie in de uitnodiging staat. Hierbij moet u denken aan; locatie, tijd, kleine uitleg over het congres, hoe u zich kan aanmelden en hoe u zich kan afmelden wegens ziekte bijvoorbeeld. Het zijn de kleine dingen die er voor zorgen dat u zo duidelijk mogelijk bent naar de klant toe.

Congreslocatie

De locatie van het congres is ontzettend belangrijk. Er zijn heel veel congreslocaties in verschillende steden in Nederland. Het is belangrijk dat u kijkt wat u precies nodig heeft. Hoeveel gasten gaat u uitnodigen? Wat is een centrale plek voor uw congres? Wanneer u weet waar uw gasten vandaan komen kunt u een plek uitkiezen die daar op aansluit. U kunt er ook voor kiezen om het congres meerdere keren te houden op verschillende plaatsen. Hiermee sluit u waarschijnlijk nog meer aan bij de klant alleen kost dit ook weer meer geld en moeite. Daar tegenover staat natuurlijk weer dat er meer gasten kunnen komen.

Tot slot is het belangrijk dat u uw congres goed gaat promoten en zo specifiek mogelijk  inspeelt op uw doelgroep.